Moduł administratora to warstwa konfiguracyjna platformy StudioSystem. Odpowiada za konta użytkowników, słowniki danych, schematy numeracji dokumentów, parametry systemowe i tłumaczenia interfejsu. Rola ma charakter konfiguracyjny, nie użytkowy - administrator przygotowuje system, w którym pracują inni.
Rola administratora
Administrator w StudioSystem to nie osoba pracująca na dokumentach magazynowych czy reklamacjach. To ktoś, kto ustawia reguły, według których te dokumenty powstają. Rozróżnienie jest istotne przy planowaniu wdrożenia, bo określa, kto i kiedy potrzebuje dostępu do tego obszaru systemu.
Praca administratora koncentruje się w dwóch momentach: przy uruchomieniu systemu oraz przy zmianie procesu biznesowego. Na co dzień moduł pozostaje nieużywany, a użytkownicy operacyjni korzystają z gotowej, przygotowanej wcześniej konfiguracji.
Zakres odpowiedzialności obejmuje przede wszystkim:
- Konta i uprawnienia - kto może zalogować się do systemu i co zobaczy po zalogowaniu.
- Słowniki danych - wartości podpowiadane użytkownikom na listach wyboru.
- Numerację dokumentów - schematy nadawania numerów poszczególnym rodzajom dokumentów.
- Parametry globalne - ustawienia wspólne dla całej instalacji, w tym połączenia z serwerami zewnętrznymi.
- Tłumaczenia interfejsu - wersje językowe etykiet widocznych w programie.
Sekcje modułu
Po wejściu do modułu administratora lewe menu udostępnia komplet obszarów konfiguracyjnych. Poniżej widok listy numeracji dokumentów wraz z pełnym menu modułu.
Wszystkie obszary konfiguracji w jednym menu
Obok pozycji konfiguracyjnych menu udostępnia grupy HelpDesk, Dokumentacja i Integracja, dzięki czemu administrator nie musi opuszczać modułu, by sięgnąć po dokumentację lub zgłosić problem.
| Sekcja | Za co odpowiada | Kiedy się z niej korzysta |
|---|---|---|
| Użytkownicy | Konta operatorów, role systemowe i konta pocztowe | Przy zatrudnieniu, zmianie stanowiska i odejściu pracownika |
| Skorowidze | Słowniki wartości zasilające listy wyboru i reguły | Przy dodawaniu nowych typów dokumentów lub kategorii |
| Numeracja | Schematy numerowania dokumentów | Na początku roku obrotowego i przy nowym rodzaju dokumentu |
| Parametry | Ustawienia globalne, w tym połączenia z serwerami | Przy wdrożeniu i przy zmianie infrastruktury |
| Multilanguage | Tłumaczenia etykiet interfejsu | Przy uruchamianiu kolejnej wersji językowej |
| SSJob | Zadania automatyczne wykonywane cyklicznie | Przy konfigurowaniu importów i zadań nocnych |
Użytkownicy i uprawnienia
Wywołanie pozycji Użytkownicy wyświetla rejestr kont dopisanych do programu. Z poziomu tego rejestru zakłada się nowe konta, przypisuje role systemowe oraz uzupełnia dane wykorzystywane przez inne moduły - między innymi adres e-mail, z którego wysyłana jest korespondencja mailowa.
Uprawnienia nie kończą się jednak na pojedynczym koncie. Platforma pozwala definiować grupy obiektów i użytkowników, którzy mają do nich dostęp. Grupa opisana jest własnym kodem o długości do dwudziestu znaków oraz tytułem, a pozycje przypisuje się do niej według obiektów, czyli tabel zdefiniowanych w skorowidzu TABLS. To rozwiązanie sprawdza się tam, gdzie dostęp do danych trzeba ograniczyć nie do modułu, lecz do konkretnego zakresu rekordów - na przykład do jednego oddziału.
Sam sposób uwierzytelniania również podlega konfiguracji, co opisuje materiał o metodach logowania do systemu, a dodatkową warstwę zabezpieczenia stanowi ograniczenie dostępu do wskazanych adresów IP.
Skorowidze - słowniki systemu
Skorowidze to prawdopodobnie najczęściej wykorzystywana część modułu administratora. Pod tą nazwą kryją się słowniki, z których system czerpie wartości podpowiadane użytkownikom oraz definicje sterujące zachowaniem transakcji.
Rola skorowidzy wykracza daleko poza zwykłe listy wyboru. To w nich zapisywane są między innymi szablony wiadomości e-mail, definicje zapytań do eksportu danych czy konfiguracja obszarów przyjmowania załączników. Dzięki temu zmiana zachowania systemu w wielu sytuacjach oznacza edycję jednego rekordu słownika, a nie wdrożenie nowej wersji aplikacji.
Numeracja dokumentów
Numeracja odpowiada za nadawanie numerów dokumentom powstającym w systemie. Każdy wpis w rejestrze opisuje jeden schemat i składa się z kilku elementów widocznych na zrzucie powyżej:
- Aktywne - znacznik włączający schemat bez usuwania go z rejestru.
- Opis - nazwa rodzaju dokumentu, na przykład dokumentu inwentaryzacji lub legalizacji.
- Przed - przedrostek numeru, często kod oddziału lub magazynu.
- Numer - bieżąca wartość licznika, od której nadany zostanie kolejny numer.
- Po - przyrostek numeru, zwykle symbol rodzaju dokumentu.
- Rok - rok, którego dotyczy dana seria numeracji.
- Termin do - data, do której schemat obowiązuje.
Taka konstrukcja pozwala prowadzić osobne serie numeracji dla różnych oddziałów, magazynów i lat obrotowych. W praktyce oznacza to, że jeden rodzaj dokumentu może mieć kilkanaście równoległych schematów - w przykładowej instalacji rejestr liczy ponad tysiąc siedemset pozycji. Warto pamiętać o corocznym przeglądzie tych ustawień: pola roku i terminu obowiązywania decydują o tym, czy na początku stycznia dokumenty otrzymają numery nowej serii. Pominięcie tego kroku to jedna z częstszych przyczyn zgłoszeń pojawiających się w pierwszych dniach roku - dokumenty nadal numerowane są według starego schematu albo system w ogóle odmawia nadania numeru, bo żaden aktywny wpis nie obejmuje bieżącej daty.
Parametry i integracje
Sekcja parametrów przechowuje ustawienia wspólne dla całej instalacji. To tutaj definiuje się konfigurację połączeń z usługami zewnętrznymi - między innymi adres serwera pocztowego, nazwę użytkownika, hasło oraz adres, z którego wychodzą wiadomości wysyłane przez system.
Osobną pozycją menu jest SSJob, czyli usługa odpowiedzialna za zadania wykonywane cyklicznie, bez udziału użytkownika. Wykorzystuje się ją przy automatycznych importach danych i operacjach nocnych; jej instalację i konfigurację w systemie Windows opisuje odrębny materiał o usłudze SSJob.
Języki i ślad zmian
Pozycja Multilanguage odpowiada za tłumaczenia etykiet interfejsu. Pozwala udostępnić ten sam system w kilku wersjach językowych bez tworzenia osobnej instalacji dla każdego kraju - zagadnienie opisuje szerzej materiał o wielojęzyczności platformy.
Drugim obszarem, o którym łatwo zapomnieć przy wdrożeniu, jest ślad wprowadzanych zmian. Platforma prowadzi dzienniki zdarzeń rejestrujące operacje wykonywane przez użytkowników oraz osobny mechanizm rewizji zmian danych, pozwalający ustalić, kto i kiedy zmodyfikował konkretny rekord. Przy audycie albo przy wyjaśnianiu rozbieżności w stanach magazynowych bywa to jedyne wiarygodne źródło odpowiedzi.
Od czego zacząć konfigurację
Przy nowym wdrożeniu kolejność prac ma znaczenie, ponieważ kolejne sekcje modułu korzystają z ustawień wprowadzonych wcześniej. Poniższa kolejność sprawdza się w praktyce i pozwala uniknąć wracania do wcześniejszych kroków.
- Parametry globalne - zacznij od ustawień całej instalacji, w tym połączeń z serwerami. Bez nich część funkcji, takich jak wysyłka wiadomości, nie zadziała nawet przy poprawnej konfiguracji pozostałych sekcji.
- Skorowidze - uzupełnij słowniki, zanim zaczniesz zakładać konta. To one określają, jakie wartości użytkownicy zobaczą na listach wyboru, a wiele reguł systemu odwołuje się właśnie do nich.
- Numeracja - zdefiniuj schematy dla wszystkich rodzajów dokumentów, które będą powstawać. Pamiętaj o roku i terminie obowiązywania, szczególnie gdy wdrożenie startuje pod koniec roku obrotowego.
- Konta i grupy - dopiero teraz zakładaj użytkowników i przypisuj im role oraz grupy uprawnień. Na tym etapie słowniki i numeracja są już gotowe, więc konta od razu działają w pełnym środowisku.
- Tłumaczenia - jeśli system ma pracować w kilku językach, uzupełnij etykiety interfejsu na końcu, gdy struktura menu jest już ustalona.
Warto potraktować tę listę jako punkt kontrolny również przy przeglądzie działającego systemu. Najczęstsze problemy zgłaszane po wdrożeniu - brakująca pozycja na liście wyboru, dokument z nieoczekiwanym numerem, użytkownik bez dostępu do rejestru - niemal zawsze prowadzą do jednej z tych pięciu sekcji, a nie do błędu w samej aplikacji.
Podsumowanie
Moduł administratora skupia całą warstwę konfiguracyjną platformy w jednym miejscu: konta użytkowników i uprawnienia, słowniki danych, schematy numeracji dokumentów, parametry globalne, tłumaczenia interfejsu oraz zadania automatyczne. Wszystkie te ustawienia zmieniają zachowanie systemu bez modyfikowania kodu aplikacji.
Administrator odpowiada za dane i reguły, natomiast za wygląd interfejsu - układ menu, pasek poleceń i widoki tabel - odpowiada osobny moduł Konfigurator. Oba stanowią część wspólnej warstwy opisanej w materiale o architekturze transakcji, na której działają systemy WMS, YMS, TCS i RMA.